Utilisateurs d’Outlook il est temps de faire le ménage de printemps !

Des milliers d’emails se sont accumulés dans votre boîte de réception, gare à la saturation. 

Apprenez à archiver et compresser vos données d’Outlook.

Pour éviter le blocage ou même pire la perte d’emails il faut alléger les fichiers de données de votre logiciel Outlook :

Deux méthodes à appliquer :

1- Paramétrez l’archivage automatique de vos emails tous les X jours.

Voici la marche à suivre sur Outlook 2016,

Pour cela cliquez sur “fichier” puis “options”

Ensuite sur “options avancées”

Vous obtenez la fenêtre de paramétrages suivantes :

Vous cochez les éléments en fonction de vos besoins

Choix des options:

  • Archiver automatiquement tous les : Définissez la fréquence d’exécution de l’archivage automatique.
  • Demander avant l’exécution de l’archivage automatique : cocher si vous souhaitez être prévenu que l’archivage va se lancer.
  • Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement) : Cette option n’est pas sélectionnée par défaut. Vous pouvez choisir de supprimer les messages électroniques une fois qu’ils ont atteint leur durée maximale. Cette durée est, par défaut, de six mois pour les éléments de brouillon et de boîte de réception et de trois mois pour les éléments envoyés.
  • Archiver ou supprimer les anciens éléments : Vous devez choisir cette option si vous souhaitez que l’archivage automatique supprime tout ou partie des éléments lorsqu’ils expirent. Cette option active les autres options qui vous permettent de décider quels sont les éléments à archiver et ceux à supprimer lorsqu’ils atteignent la fin de la durée maximale.
  • Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers : Optez pour l’affichage du dossier d’archivage dans le volet de navigation aux côtés de vos autres dossiers de travail. Dans le dossier d’archivage principal, vous pouvez ouvrir les sous-dossiers et consulter vos éléments archivés.
  • Effacer les éléments plus anciens que : Choisissez le paramètre par défaut désignant les éléments à archiver compte tenu de leur ancienneté, en jours, en semaines ou en mois. La période définie peut aller d’un jour à 60 mois. « Effacer » signifie ici archiver (ou stocker) des éléments, et non « supprimer ».
  • Déplacer les anciens éléments vers : ici vous indiquez le nom du fichier dans lequel les emails seront archivés par défaut il se nomme “archives” mais vous pouvez lui donner le nom que vous voulez.
  • Supprimer définitivement les anciens éléments : Cette option supprime immédiatement les éléments arrivés à terme, à défaut de les déplacer vers l’emplacement par défaut, vers un autre dossier que vous auriez désigné ou vers le dossier Éléments supprimés.
  • Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant : Cette option applique les paramètres d’archivage automatique, y compris vos modifications, à tous vos dossiers.

Si vous prévoyez de spécifier des paramètres différents pour un ou plusieurs dossiers, ne choisissez pas cette dernière option.
Utilisez alors l’archivage par dossier, par exemple, vous faites un clic droit sur le dossier “Boîte de réception” puis “Propriétés” puis “archivage automatique”


2 – Compressez les fichiers de données pour réduire leur taille et ainsi faciliter leur sauvegarde mais aussi pour limiter les risques de pertes d’emails (principe de la défragmentation dans Windows) :

Avant de commencer fermez le logiciel Outlook.

Le plus rapide est de faire un clic droit sur le bouton “Démarrer” de Windows 10 et choisir “Exécuter”.
(sous Windows 7 il faut cliquer sur “démarrer” puis “Exécuter”)

Tapez : control puis cliquez sur “OK”

Ensuite cliquez sur “Mail Microsoft outlook 32 bits” (si vous ne voyez pas l’icone cliquez sur “afficher par grandes icônes” en haut à droite)

Ensuite cliquez sur “Fichiers de données”

Puis si vous avez plusieurs fichiers de données vous ferez l’opération pour chaque fichier.
Vous sélectionnez une ligne en cliquant une fois dessus puis sur “paramètres”

Vous cliquez alors sur le bouton “Compresser”

Attention si le fichier est très volumineux l’opération peut durer plusieurs dizaines de minutes voir plusieurs heures !

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